Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen in Bezug auf die Datensicherheit besteht darin, dass sich die Dinge scheinbar ständig ändern. Jedes Mal, wenn Sie ein neues IT-System oder eine neue Technologie in Ihrem Unternehmen einführen, müssen Sie herausfinden, wie Sie es verwenden und wie Sie alle damit verbundenen Daten schützen können. Scheinbar einfache Dinge wie die Entscheidung für einen Festplattenzerstörungsdienst oder das Ersetzen eines alten Geräts können entmutigend wirken, wenn etwas so Wichtiges wie die Datensicherheit passiert.
Dieser Haufen alter Laptops wird entsorgt, inklusive sicherer Festplattenvernichtung. Führungskräfte erkennen allmählich, dass der Datenvernichtungsprozess, den sie in den letzten Jahren angewendet haben, möglicherweise nicht so sicher ist, wie sie sein sollten.
Das Trennen veralteter Technologie und das Weitergeben an Ihren Festplattenzerstörungsdienst reicht nicht unbedingt aus, um die sensiblen Daten Ihres Unternehmens vollständig zu schützen. Aus diesem Grund haben viele Unternehmen damit begonnen, Prozesse zur Entsorgung von IT-Assets in ihre Richtlinien zur Datenvernichtung aufzunehmen.
Was ist die Entsorgung von IT-Assets?
IT Asset Disposal oder ITAD ist der Prozess der Außerbetriebnahme und Entsorgung von elektronischen Geräten und allem, was Daten speichert. Dieser Begriff wird häufig in datenintensiven Branchen verwendet, aber jedes Unternehmen kann die Best Practices von ITAD befolgen. Grundsätzlich besteht die Idee darin, einen sehr umfassenden Ansatz zum Schutz Ihrer Daten zu verfolgen, wenn Sie ein Gerät loswerden, noch bevor Sie es Ihrem Festplattenvernichtungsdienst übergeben. ITAD-Prinzipien verlangen auch die sicherste und verantwortungsvollste Entsorgung ausgemusterter Geräte.
Vielleicht denken Sie: „Wir haben unsere Dateien und Geräte geschreddert und unseren zuverlässigen Dienst zur Zerstörung von Festplatten genutzt – machen wir nicht ITAD?“
Vielleicht bist du! Alternativ können Ihre Datensicherheitsprozesse Schwachstellen aufweisen und ein ITAD-gesteuerter Ansatz zur Datenvernichtung wird diese Lücken schließen.
Wie nutzt ein Unternehmen ITAD?
Wie Ihre Organisation ITAD in die Praxis umsetzt, hängt wirklich von Ihrer Branche und Ihren Bedürfnissen ab. Es gibt tatsächlich ITAD-Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Unternehmen bei der Außerbetriebnahme und Entsorgung von IT-Geräten zu unterstützen. Ein solcher Service kann beispielsweise nützlich sein, wenn ein Unternehmen alle Server in seinem Rechenzentrum ausschalten möchte und keine internen IT-Spezialisten hat, um alle Daten von diesen Servern zu löschen.
Eine weitere Situation, in der ITAD-Dienste helfen können, ist, wenn ein Unternehmen einen Vertrag mit einem Kunden abschließt, der vorschreibt, dass die Daten des Kunden die Geschäftsräume aus keinem Grund verlassen dürfen. Oder wenn Ihr Unternehmen seine alten IT-Geräte einer anderen Organisation spenden möchte, aber absolut sicher sein muss, dass seine Daten zuerst gelöscht werden. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein, ein Entsorgungsunternehmen für IT-Ressourcen hinzuzuziehen, das alle Geräte vor Ort löschen und außer Betrieb nehmen kann, bevor sie zur Entsorgung abtransportiert werden.
Aber die meisten Unternehmen können ihre eigenen ITAD-Programme intern verwalten und mit einem vertrauenswürdigen Datenvernichtungsunternehmen für die endgültige Entsorgung zusammenarbeiten. Das Ziel hier ist nur sicherzustellen, dass Sie bei jedem Schritt die besten Entscheidungen treffen, wenn es um veraltete Elektronik geht.
ITAD Best Practices
Wenn Ihr Unternehmen bereits über strenge Datensicherheitsprozesse verfügt, verfügen Sie wahrscheinlich bereits über ITAD Best Practices. Diese drei Übungen sind Tests – Sie sollten alle drei gleichzeitig machen.
Vergessen Sie nicht, sich zurückzuziehen. Selbst wenn Sie ein seriöses Datenvernichtungsunternehmen haben, das die Entsorgung veralteter elektronischer Geräte Ihres Unternehmens verwaltet, besteht immer ein gewisses Risiko, wenn Sie die Kontrolle über die Geräte des Unternehmens abgeben, die noch Daten enthalten. Wenn Ihre Richtlinie zur Datenvernichtung nicht bereits vorschreibt, dass Daten gelöscht werden müssen, bevor das Gerät Ihr Unternehmen verlässt, ändern Sie sie jetzt.
Gehen Sie verantwortungsvoll mit Elektroschrott um. Ein gut verwaltetes ITAD-Programm stellt sicher, dass alle veralteten Geräte in Ihrem Unternehmen nach der Außerbetriebnahme verantwortungsvoll entsorgt werden. Wenn Ihre Festplatten und andere Datenspeichergeräte geschreddert oder anderweitig vernichtet (anstatt gespendet oder verkauft) werden, bestätigen Sie bitte, dass alle wiederherstellbaren Materialien von Ihrem Vernichtungsdienst wiederhergestellt wurden. Machen Sie sich mit den aktuellen Gesetzen zu Elektroschrott und örtlichen Quellen für Elektroschrott vertraut, um Techniken, die eine besondere Handhabung erfordern, sicher zu entsorgen.
Alles dokumentieren. ITAD erstellt schriftliche Aufzeichnungen. Bewahren Sie Aufzeichnungen über alle Seriennummern oder andere identifizierende Details über die gesamte Technologie auf, die Sie loswerden möchten. Verfolgen Sie die CoC und den physischen Standort jedes ausgemusterten Artikels, wenn er Ihr Unternehmen verlässt. Holen Sie eine Vernichtungsbescheinigung von Ihrem Festplattenvernichtungsdienst ein, um sie in Ihren Unterlagen aufzubewahren.
Helfen Sie Ihrem Unternehmen, die Entsorgung von IT-Ressourcen auf die sicherste und kostengünstigste Weise zu verwalten. Wir sind Mehr als nur Festplattenvernichtungsdienste – wir sind eine Anlaufstelle, an die Sie sich wenden können, wenn Sie Fragen zum Schutz Ihrer Unternehmensdaten haben. Kontaktieren Sie mich noch heute!